Datenschutzordnung

Saalgemeinschaft IMPULS
An der Universität 1
30823 Garbsen

E-Mail: [Saalsprecher E-Mail siehe hier]
Webseite: www.impuls.uni-hannover.de

Aufgrund der geringen Zahl an Vorstandsmitgliedern (Datenverarbeitende) ist die Saalgemeinschaft IMPULS nicht zur Bestellung eines:einer Datenschutzbeauftragten (gemäß § 4f BDSG) verpflichtet.

Es werden personenbezogene Daten der Mitglieder verarbeitet. Diese Daten stellt das Mitglied der Saalgemeinschaft im Rahmen des Anmeldeformulars, der Saalversammlungen und dem schriftlichen Schriftverkehr zur Verfügung.

Relevante personenbezogene Daten sind:

• Name
• Matrikelnummer
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer*
• Studiengang*
• Mitgliedsnummer**
• Mitgliedsstatus**

*optionale Angabe
** wird durch den:die Saalsprecher:in vergeben

Personenbezogene Daten werden im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) verarbeitet:

Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur Wahrung der Rechte und Pflichten der Mitglieder, wie beispielsweise:

• Durchführung vereinsrechtlicher Abläufe (z. B. Saalversammlungen/ Vorstandssitzungen)
• Vergabe und Organisation von Gemeinschaftsdiensten
• Führung der Schulden-/Gebührenliste
• Ordnungsgemäße Durchführung von Veranstaltungen
• Versand von Einladungen
• Führung einer Ehemaligenliste*

*sofern dies auf dem Austrittsformular/beim Austritt erwünscht wurde

Soweit erforderlich, werden Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von der Saalgemeinschaft, von Mitgliedern oder Dritten verarbeitet:

• Da die Saalgemeinschaft als Ziel die Vernetzung von Studierenden hat, erhalten alle Mitglieder eine Mitgliederliste mit Namen und Mitgliedsnummer sämtlicher Mitglieder. Die Mitglieder verpflichten sich, diese Daten zu löschen, sobald ihre Mitgliedschaft endet.
• In Protokollen von Saalversammlungen und Vorstandssitzungen werden die Namen und Mitgliedsnummern von Mitgliedern erwähnt, da hier ein berechtigtes Interesse der Mitglieder über den Inhalt dieser besteht. Die Protokolle liegen den Mitgliedern und Besuchern der Saalgemeinschaft als Aushang vor.
• Von amtierenden Vorstandsmitgliedern werden Namen und die saalinterne E-Mail-Adresse auf der saaleigenen Webseite der Saalgemeinschaft veröffentlicht.
• Falls sich zu einer Veranstaltung der Saalgemeinschaft angemeldet wird, die von Organisator:innen betreut wird, wird der Name an die Organisator:innen weitergegeben. Die Organisator:Innen verpflichten sich, diese Daten nicht an Dritte weiterzugeben und diese zu löschen, sobald ihre Amtszeit endet.
• Falls Mitglieder Veranstaltungen unterstützen, erhalten die Organisator:innen deren Namen, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Die Organisator:innen verpflichten sich, diese Daten nicht an Dritte weiterzugeben und diese zu löschen, sobald ihre Amtszeit endet.
• Über Änderungen der verschiedenen Ordnungen (Saal-, Geschäfts- und Datenschutzordnung) sowie andere Mitglieder betreffende saalinterne Informationen (z. B. neue Gemeinschaftsdienste, Hinweise zur Sauberkeit etc.) wird per E-Mail informiert, da hier ein berechtigtes Interesse der Mitglieder vorausgesetzt werden kann.
• Um die Regeln der Saalordnung für unehrenhaft ausgeschlossene Mitglieder (z.B. Hausverbot oder keine erneute Aufnahme als Mitglied) durchsetzen zu können, werden die Namen von unehrenhaft ausgeschlossenen Mitgliedern gespeichert, da hier ein berechtigtes Interesse aller Mitglieder vorausgesetzt werden kann.

Innerhalb der Saalgemeinschaft IMPULS erhalten alle Vorstandsmitglieder Zugriff auf die personenbezogenen Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten.

Die Namen der amtierenden Vorstandsmitglieder werden auf der saaleigenen Webseite (www.impuls.uni-hannover.de) veröffentlicht.

Unehrenhaft ausgeschlossene Mitglieder werden an den Fachschaftsrat Maschinenbau der Leibniz Universität Hannover mit Namen und Matrikelnummer gemeldet. Zusätzlich erhalten alle Vorstandsmitglieder Zugriff auf die Namen von unehrenhaft ausgeschlossenen Mitgliedern.

Ansonsten werden Daten der Mitglieder nicht an andere Dritte weitergegeben.

Eine Datenübermittlung personenbezogener Daten in andere Länder findet durch die Saalgemeinschaft IMPULS nicht statt.

Personenbezogene Daten werden so lange verarbeitet und gespeichert, wie es für die Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist.

Der vollständige Name eines unehrenhaft ausgeschlossenen Mitglieds wird 20 Jahre aufbewahrt und nach Ablauf der Frist unverzüglich gelöscht.

Alle Daten, die mit einem Zahlungsvorgang verbunden sind (Mitgliedschaft bzw. Veranstaltungsteilnahme), werden nach den gesetzlichen Vorgaben (§ 257 HGB) zehn Jahre nach einem Austritt oder nach der Veranstaltung aufbewahrt. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese unverzüglich gelöscht.

Bei Veranstaltungen, die die Saalgemeinschaft IMPULS anbietet, werden die Teilnehmer:innendaten nach der Veranstaltung unverzüglich gelöscht.

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch nach Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO.

Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach § 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO).
Insbesondere besteht das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung eigener personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO erfolgt (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung, siehe 3b), Widerspruch einzulegen.

Auch eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO (zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten, siehe 3a) können Sie jederzeit gegenüber der Saalgemeinschaft widerrufen bzw. deren Löschung beantragen. Dabei muss beachtet werden, dass dieser Widerruf bzw. diese Löschung zum Ausschluss aus der Saalgemeinschaft und damit zur Kündigung der Mitgliedschaft bzw. Zum Ausschluss der Veranstaltungsteilnahme führen kann (siehe 8.).

Jeglicher Widerruf bzw. jede Löschung wirkt erst für die Zukunft (unter Wahrung der in 6. beschriebenen Fristen). Verarbeitungen, die vor dem Widerruf bzw. der Absicht zur Löschung erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Im Rahmen der Mitgliedschaft oder der Veranstaltungsteilnahme müssen diejenigen personenbezogenen Daten bereitgestellt werden, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung die Saalgemeinschaft gesetzlich verpflichtet ist (siehe 3a). Ohne diese Daten und ohne Einwilligung kann die Saalgemeinschaft eine Mitgliedschaft oder Veranstaltungsteilnahme nicht durch- oder weiterführen, weshalb diese abgelehnt oder beendet wird.

Stand: 09.04.2024